Trong xã hội ngày nay đi theo sự tiến bộ của khoa học và sự phát triển của xã hội kinh tế nhiều ngành nghề lao động đã áp dụng nhiều công cụ hỗ trợ để chấm công nhân viên, công nhân của cơ sở hoặc công ty mình nhưng bên cạnh đó cũng có nhiều cách làm truyền thống bằng công nghệ đơn giản đó chính là excel. Tuy vậy khi sử dụng thì bạn cần phải biết được cách lập bảng chấm công như thế nào là khoa học và hiệu quả vì thế hôm nay mình xin giới thiệu các bạn cách lập bảng chấm công khoa học và đơn giản nhất.
Cách lập bảng chấm công đơn giản
Bảng chấm công khoa học được dùng phổ biến trong nhiều cơ sở kinh doanh thông thường từ bán chuyên đến chuyên nghiệp, tại các tổ chức chuyên nghiệp bảng chấm công thường sẽ được lập trình trong các phần mềm quản lý cửa hàng, các phần mềm quản lý dự án, công việc hoặc tích hợp chung với các thiết kế website bán đồ ăn, web-app quản lý tiệm nước nhằm giám sát nhân viên và kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả, chính xác hơn.
Để lập được một bảng chấm công hoàn chỉnh khoa học và đơn giản thì các bạn cần thực hiện một cách chi tiết cụ thể và rõ ràng để có thể sử dụng được nhiều lần. Cách thực hiện một bảng chấm công chi tiết cụ thể như sau:
Bố cục các Sheet trong công cụ Excel
Theo cụ thể một bảng chấm công của một công ty hoặc một cơ sở hoạt động thì cần 13 sheet nhưng thực tế chúng ta chỉ cần làm hoàn chỉnh 2 sheet chính, hai sheet đó chính là sheet danh sách nhân viên, sheet thứ hai đó chính là sheet bảng chấm công tháng 1, khi chúng ta làm hoàn thiện được bảng chấm công tháng 1 thì những tháng sau chúng ta sẽ coppy làm tương tự như sheet chấm công chỉ cần chúng ta sửa tên sheet thành những tháng tiếp theo.
Sheet này giúp lưu trữ thông tin cơ bản về nhân viên, bao gồm họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, email, chức vụ,…
Để sheet danh sách nhân viên được đầy đủ và chính xác, cần phải có các yếu tố cần thiết sau:
- Tiêu đề: Tiêu đề của sheet nên thể hiện rõ nội dung của sheet, chẳng hạn như “Danh sách nhân viên”.
- Cột tiêu đề: Cột tiêu đề nên chứa tên của các thông tin cần lưu trữ, chẳng hạn như “Họ tên”, “Ngày sinh”, “Địa chỉ”,…
- Dữ liệu: Dữ liệu trong sheet nên được nhập đầy đủ và chính xác. Dữ liệu cần được sắp xếp theo thứ tự hợp lý, chẳng hạn như theo thứ tự họ tên hoặc theo thứ tự chức vụ.
- Công thức: Có thể sử dụng các công thức để tính toán các thông tin trong sheet, chẳng hạn như tính tuổi của nhân viên.
Ngoài ra, sheet danh sách nhân viên cũng có thể chứa các thông tin bổ sung khác, chẳng hạn như:
- Ảnh: Ảnh của nhân viên có thể được thêm vào sheet để dễ dàng nhận diện.
- Giới tính: Giới tính của nhân viên có thể được thêm vào sheet để phân loại nhân viên theo giới tính.
- Mức lương: Mức lương của nhân viên có thể được thêm vào sheet để quản lý lương thưởng.
- Ngày bắt đầu làm việc: Ngày bắt đầu làm việc của nhân viên có thể được thêm vào sheet để theo dõi thâm niên làm việc của nhân viên.
- Ngày nghỉ phép: Số ngày nghỉ phép của nhân viên có thể được thêm vào sheet để quản lý thời gian nghỉ phép của nhân viên.
- Thông tin liên hệ: Thông tin liên hệ của nhân viên có thể được thêm vào sheet để tiện liên hệ khi cần thiết.
Tùy theo nhu cầu của tổ chức mà có thể bổ sung thêm các thông tin cần thiết khác vào sheet danh sách nhân viên.
>> Xem thêm: Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp vào kinh doanh
Bố cục sheet chấm công theo từng tháng trong năm, bắt đầu từ tháng 1 của năm
Bước tiếp theo bạn cần làm đó chính là tạo một sheet chấm công của tháng 1 trong năm. Việc tạo bộ sheet chấm công của tháng để có thể làm chuẩn cho cả một năm và dựa vào đó để làm bảng chấm công cho các tháng tiếp theo. Việc đầu tiên bạn cần làm đó chính là tạo một khung cho bảng chấm công của các bạn bao gồm các nội dung chính như sau:
- Tiêu đề đó chính là bảng chấm công cở sở công ty….
- Tháng
- Bộ phận chấm công
- Định mức lương ngày công trong tháng
- Mã nhân viên
- Tên nhân viên
- Ngày trong tháng ( số cột sẽ tương ứng với tổng số ngày trong tháng các bạn nhé, tối đa số ngày của một tháng đó chính là 31 ngày )
- Các bạn nền dành từ 4 đến 5 cột để có thể tính quy ra công của một nhân viên trong cơ sở công ty của các bạn
- Cột cuối cùng các bạn cần tạo đó chính là cột ghi chú, nơi để lưu trữ những thông tin cần thiết hoặc những sự việc phát sinh đột xuất trong thời gian làm việc theo ngày của từng nhân viên để dựa vào đó để đánh giá nhân viên và dựa vào để tăng giảm số công làm việc của nhân viên của mình.
Việc tiếp theo các bạn cần làm cho bảng chấm công của mình đó chính là phân độ rộng của các cột sao cho gọn và dễ theo dõi tránh trường hợp để ô quá hẹp và khó quan sát từng mục và sẽ gặp khó khăn trong quá trình thao tác chấm công cho nhân viên. Đối với các cột ngày trong tháng chúng ta có thể thực hiện việc thu nhỏ diện tích viết để vừa đủ chấm công và các cột quy ra công làm của nhân viên thì chúng ta cũng làm nhỏ lại để vừa đủ diện tích làm trong khung công cụ chấm công. Điều quan trọng nhất trong bảng chấm công này đó chính là cột tên và mã nhân viên phải hiển thị đủ để chúng ta có thể thực hiện việc dò số công làm theo từng nhân viên cho chính xác và hợp lý tránh trường hợp bị nhầm giữa các nhân viên với nhau.
Thường chúng ta hay đo độ rộng giữa các khung nội dung theo dạng ước chừng nhưng trên thực tế chúng ta có cách đo độ rộng riêng đó chính là bôi đen các cột ngày trong tháng và cột quy ra số công làm của nhân viên sau đó chúng ta thực hiện việc phân độ rộng theo độ rộng chúng ta mong muốn, đa phần độ rộng tương đối chính xác đó là khoảng 30 pixels hoặc đơn giản hơn đó chính là các bạn có thể bôi đen các cột mà các bạn muốn phân độ rộng sau đó các bạn vào mục command Column Width rồi chúng ta chọn độ rộng 3,13 tương ứng với 30 pixels bình thường sau đó các bạn nhấn ok là hệ thống tự động canh chỉnh độ rộng phù hợp theo yêu cầu của các bạn.
Các bạn thực hiện việc canh độ rộng và nhập dữ liệu cần thiết của các nhân viên và phân bổ độ rộng cũng như việc sắp xếp vị trí nội dung sao cho phù hợp dễ nhìn để có thể lập được một bảng chấm công chuẩn và hợp lý cho các bạn. Lưu ý các bạn chỉ nên tập trung làm vào một sheet của một tháng trong năm sau đó các tháng tiếp theo chúng ta chỉ cần làm tương tự như vậy bằng cách sao chép các sheet của các tháng tiếp theo giống sheet tháng đã lập định sẵn.
Các bước lập bảng chấm công
- Xác định thời gian làm việc của từng nhân viên: Xem lại lịch trình làm việc theo ca/ngày/tuần/tháng của từng nhân viên. Ví dụ: nhân viên A làm việc 8h-17h từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Ghi nhận số giờ làm việc thực tế của từng nhân viên trong tháng vào bảng chấm công. Ví dụ: tháng 10 nhân viên A làm việc đủ các ngày trong tuần và không nghỉ phép.
- Xác định các ngày nghỉ, nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ ốm: Xem lại các đơn xin nghỉ phép, giấy nghỉ ốm (nếu có). Đánh dấu các ngày nghỉ Tết, Lễ, Chủ nhật trong tháng vào bảng chấm công. Ghi rõ lý do vắng mặt của từng nhân viên và số ngày nghỉ.
- Tính và ghi nhận số giờ làm thêm: Thống kê và tính tổng số giờ làm thêm ngoài giờ quy định của mỗi nhân viên trong tháng. Ghi rõ số giờ làm thêm vào bảng chấm công và báo cáo lên cấp trên duyệt trước khi trả lương.
- Tổng hợp số ngày/giờ làm việc thực tế: Căn cứ vào lịch làm việc, tính tổng số ngày/giờ làm việc thực tế trong tháng của từng nhân viên. Tổng hợp số liệu làm việc thực tế và ghi vào bảng chấm công.
- Tính và ghi nhận mức lương: Dựa trên hệ số lương, các khoản phụ cấp và số ngày/giờ làm việc thực tế, tính và ghi nhận mức lương thực lĩnh của nhân viên. Tính trừ các khoản tạm ứng, bảo hiểm, các khoản khấu trừ khác.
- Lập bảng chấm công tổng hợp toàn bộ phòng/công ty.
- Kiểm tra lại và trình lên cấp trên phê duyệt trước khi chi lương.
>> Xem thêm: Quản lý nhà trọ bằng phần mềm hay thủ công – Sự tiện ích của công nghệ phần mềm
Trên đây là tổng hợp phương thức cách lập bảng chấm công khoa học và hiệu quả đơn giản nhất mà mình tham khảo và tổng kết lại được. Thông qua bài viết này mong rằng sẽ đem đến cho các bạn cái nhìn tổng quan về cách lập bảng chấm công cho nơi làm việc cơ sở công ty mình một cách hợp lý hiệu quả và rút ra nhiều cách làm nhanh hơn cho công việc chấm công hàng tháng của các bạn nhé. Chúc các bạn đọc giả luôn vui vẻ và nhiều sức khỏe, mong bài viết này của SQL Advice Community sẽ giúp ích nhiều cho các bạn.