Khi bạn đang kinh doanh online và đang phân vân không biết có cần dùng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp hay không? Sử dụng sẽ đem lại cho mình những lợi ích gì? Có giúp bạn tăng doanh thu, lợi nhuận, kiểm soát tình trạng hàng hóa, giảm bớt chi phí quản lý hay không? Nếu vậy hãy tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn và có thể tự trả lời các câu hỏi bạn thắc mắc về phần mềm quản lý bán hàng cũng như việc có nên dùng nó cho kinh doanh online hay không?
Phần mềm quản lý bán hàng là gì?
Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ hỗ trợ đa năng cần thiết cho bất kì một cửa hàng nào và các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi có ý định kinh doanh online, phần mềm này thay thế cho nhân công trong việc tính toán quản lý sản phẩm hoặc sắp xếp công việc bán hàng và xử lý nhiều công đoạn công việc khác nhau mà con người dễ bỏ xót.
Đây được xem là một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ cho việc quản lý dòng tiền giúp chủ cửa hàng có thể quản lý được hàng hóa, nhân viên và tính toán được những bài toán tuyệt đối, đặc biệt là xu thế ngày nay nhà nhà người người đều mua đồ online, nên vì thế phần mềm quản lý bán hàng online đang được rất nhiều cửa hàng cũng như các công ty áp dụng vào hệ thống quản lý của mình.
Các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp
Để quản lý hàng hóa hiệu quả, phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp cần có các tính năng sau liên quan đến quản lý hàng hóa:
- Danh mục sản phẩm: Cho phép thiết lập cây danh mục sản phẩm chi tiết theo nhóm, loại, thương hiệu. Có thể thêm thuộc tính cho sản phẩm.
- Quản lý thông tin sản phẩm: Thông tin chi tiết của từng sản phẩm gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, ảnh mô tả, giá bán, giá vốn, thuế suất.
- Quản lý kho hàng: Cho phép quản lý tồn kho từng sản phẩm trên nhiều kho hàng khác nhau. Ghi nhận từng phiếu nhập/xuất kho.
- Báo cáo tồn kho: Xem báo cáo tồn kho tổng hợp và chi tiết từng sản phẩm. Thông báo cảnh báo hàng sắp hết hoặc tồn quá nhiều.
- Quản lý nhiều mức giá: Quản lý giá bán sản phẩm theo từng nhóm khách hàng khác nhau. Áp dụng mức chiết khấu cho khách hàng thân thiết.
- Quản lý lô hàng: Theo dõi chi tiết các lô nhập hàng với số lượng, giá nhập, ngày nhập, ngày hết hạn. Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc.
- Quản lý đặc tính kỹ thuật: Thuộc tính kỹ thuật của sản phẩm như kích thước, chất liệu, xuất xứ. Tiện cho việc tra cứu.
Những tính năng này giúp quản lý tổng thể thông tin sản phẩm, tồn kho, giá cả một cách chính xác, hiệu quả.
Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng
Ưu điểm
- Điểm cộng đầu tiên khi nói về phần mềm quản lý bán hàng này đó chính là dễ dàng truy cập vào các hệ thống phần mềm POS hiện nay rất dễ đăng nhập được dựa vào hệ thông kỹ thuật điện toán đám mây. Với ưu điểm này thì các chủ cửa hàng dễ dàng truy cập vào hệ thống dữ liệu quản lý cửa hàng một cách dễ dàng hơn và có thể sử dụng bất cứ khi nào chỉ cần có thiết bị kết nối mạng.
- Ưu điểm thứ hai thì các chi phí để sở hữu phần mềm quản lý bán hàng này rất phải chăng để phù hợp với các cửa hàng vừa và nhỏ và kể cả những quán café và trà sữa..v..v..
- Điểm đáng nói tiếp theo đó chính là phần mềm quản lý bán hàng này có tuổi thọ rất cao vượt hơn cả mong đợi so với số tiền để mua phần mềm này, thời hạn sử dụng phần cứng và phần mềm này có thể lên tới hơn 10 năm và giúp người sử dụng có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí và không lo phần mềm sẽ bị lỗi.
- Về thiết bị và các bộ phận khác của phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp rất khó hư hỏng, một khi có những trục trặc về kỹ thuật thì rất dễ dàng sửa chữa mà không cần phải mua thay mới các thiết bị, hệ thống phần mềm luôn được cập nhật liên tục và khi có những thay đổi vì vậy giúp cho người dùng yên tâm về vấn đề phần mềm sẽ bị lỗi theo năm tháng.
- Công cụ kế toán trong phần mềm quản lý bán hàng sẽ cho người dùng con số chính xác về mọi hoạt động bán hàng, tối giản các quy trình kế toán cần thiết và theo dõi được các việc của nhân viên bán hàng.
- Có thể tra cứu ngay các doanh số bán hàng, lượng hàng tồn kho, số dư, công nợ một cách nhanh chóng và bất cứ lúc nào.
- Quản lý dòng tiền hiệu quả bằng công cụ tính công nợ, kiểm kê kho, tính doanh số, thu chi và lợi nhuận kinh doanh giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nhân lực.
- Người dùng hoặc chủ chỉ cần ấn một nút là biết ngay hết tất cả thông tin và số liệu về cửa hàng của mình.
- Hệ thống sẽ tự thiết lập với nhiều bảng giá và công thức phù hợp cho phù hợp cho các đơn vị bán lẻ các cửa hàng phân phối và có thể theo dõi được lịch sử bán hàng trên hệ thống.
- Phần mềm quản lý bán hàng này sở hữu phần mềm data dữ liệu vĩnh viễn vì thế bạn không lo về vấn đề thông tin khách hàng sẽ bị mất. Hiện nay hệ thống internet đã được phủ sóng trên cả nước vì vậy việc update dữ liệu phần mềm sẽ được thực hiện đơn giản thông qua máy chủ chỉ cần kết nối với internet.
Nhược điểm
Nhược điểm duy nhất của phần mềm quản lý bán hàng này đó chính là nếu không có cơ sở uy tín thì tất cả dữ liệu của bạn dễ bị đánh cắp vì thế cần phải bảo mật dữ liệu của bạn. Nhược điểm thứ hai đó chính là khi xảy ra trục trặc về thiết kế phần mềm thì chúng ta cần chuyên viên tư vấn để sửa chữa.
>> Xem thêm: Cách lập bảng chấm công khoa học và đơn giản nhất
Kinh doanh online có cần dùng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp hay không?
Chắc chắn các bạn đã từng phải vất vả với việc quản lý hàng hóa khi kinh doanh bằng cách truyền thống phải không nào? Giờ đây các bạn hãy yên tâm nhé vì đã có phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp giải quyết vấn đề này giúp các bạn rồi, nó sẽ giải quyết các vấn đề nhập xuất hàng tồn, nguồn vốn dòng tiền không xót bất cứ gì và giúp tối ưu lợi nhuận một cách hiệu quả.
Ngoài ra người sử dụng có thể tích hợp với các thiết bị di động giúp cho có thể sử dụng phần mềm bất cứ lúc nào và theo dỗi được từng hoạt động của việc kinh doanh, có thể xem được cả các báo cáo bán hàng vì vậy các phần mềm quản lý bán hàng ngày càng được nhiều người tin dùng giúp cho người dùng có thể quản lý bất cứ lúc nào về hoạt động kinh doanh của mình dù có mở rộng mô hình kinh doanh như thế nào.
Lý do nên dùng phần mềm bán hàng vào kinh doanh
Phần mềm quản lý bán hàng áp dụng vào thực tiễn đã không còn xa lạ với người dùng, việc nắm bắt tất cả các thông tin của doanh nghiệp và tình hình kinh doanh của người dùng rất quan trọng vì nó quyết định việc phát triển của hoạt động kinh doanh. Có được phần mềm quản lý bán hàng thì người dùng và chủ doanh nghiệp sẽ không phụ thuộc quá nhiều vào các báo cáo giấy của cấp dưới làm dưới dạng thủ công ngoài ra còn hỗ trợ cho người dùng các công tác quản lý để đạt hiệu suất cao trong công việc.
Điểm quan trọng hơn đó chính là giúp cho doanh nghiệp giảm thất thoát hàng hóa báo giá và kiểm soát hàng hóa chặt chẽ thực hiện được hết tất cả các công việc cần phải làm trong hoạt động kinh doanh.
Các điểm nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng
Phù hợp với mọi ngành hàng và loại hình kinh doanh
Dù là loại hình kinh doanh nào thì với phần mềm kiểm soát bán hàng đều có thể sử dụng áp dụng vào việc kinh doanh được vì tất cả các ngành nghề kinh doanh đều có chung một điểm chung dựa vào đó phần mềm quản lý sẽ theo dõi mọi hoạt động liên quan về việc kinh doanh để có thể giúp người dùng thực hiện việc bán hàng và kiểm soát một cách suôn sẻ và hiệu quả nhất.
Tiết kiệm thời gian mà không sợ sai sót
Một lợi điểm cực kì quan trọng và dễ thấy đó chính là khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thì mọi công việc tính toán thống kê thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác không có bất kè một sai sót nào và không sợ bỏ quên toa hàng nào so với việc quản lý bán hàng bằng cách thủ công phải vò đầu bứt tóc để xem nay bán được bao nhiều hàng lời bao nhiêu và chi bao nhiêu.
>> Xem thêm: Quản lý nhà trọ bằng phần mềm hay thủ công – Sự tiện ích của công nghệ phần mềm
Quản lý sản phẩm và đơn hàng một cách khoa học
Quản lý tất cả các sản phẩm một cách khoa học hơn dù cho doanh nghiệp có bao nhiêu mặt hàng sản phẩm đi nữa. Về kiểm kê số lượng hàng, hàng nào còn hàng nào hết để báo cáo cho người dùng biết được và có các biện pháp giải quyết kịp thời không bị rối tung lên. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ liệt kê toàn bộ những sản phẩm hàng hóa bạn đang bán với số lượng kèm thông tin sản phẩm bằng công cụ sàng lọc có sẵn trong phần mềm, người dùng sẽ không bị mất thời gian cho việc phân loại đơn hàng bán lẻ và bán sỉ và thậm chí ngồi để phân tích từng mẫu hàng bán nhanh hoặc chậm.
Quản lý nhân lực hiệu quả
Với những doanh nghiệp có nhiều nhân viên và mỗi người phụ trách một công việc khác nhau như bán hàng, thu ngân, kiểm kho thì việc quản lý nhân viên sẽ trở nên rất cần thiết. Nắm được xu hướng này phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp sẽ có những công cụ giúp bạn quản lý được nhân viên của doanh nghiệp và theo dõi được hầu hết mọi hoạt động công việc của nhân viên cấp dưới bằng cách là cấp các tài khoản cho từng nhân viên và phân quyền nhân viên thông qua hệ thống và sẽ được quản lý chung bằng một tài khoản admin chính để có thể theo dõi được bất cứ mọi hoạt động của nhân viên bất cứ lúc nào.
Quản lý và phân loại khách hàng
Phần mềm quản lý bán hàng còn có thể lưu lại được hết tất cả các lịch sử mua hàng của khách hàng. Người sử dụng sẽ biết được khách hàng mua những gì mua với số lượng bao nhiêu, mỗi vị khách hàng mua món hàng đó bao nhiêu lần để dựa vào những điểm đó để sắp xếp họ vào nhóm các khách hàng cụ thể để có chính sách chăm sóc riêng đối với từng vị khách hàng. Ngoài ra còn để biết được nhu cầu của khách hàng xu hướng mua dùng của khách hàng để đưa ra chiến lược hợp lý.
Một số tính năng đi kèm khác
Ngoài việc hỗ trợ bán hàng một cách nhanh chóng và chính xác, phần mềm quản lý bán hàng còn nhiều tính năng khác có tính hữu ích giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh ví dụ như tích hợp vận chuyển, website, quản lý hàng tồn kho hiệu quả và các nhà cung cấp, công cụ kế toán doanh nghiệp và công cụ hỗ trợ chương trình khuyến mãi. Việc này sẽ giúp cho người sử dụng có thể cải thiện tình hình kinh doanh trở nên hoàn thiện nhất và việc kinh doanh sẽ trở nên dễ dàng và đơn giản hơn khi người dùng có thể vừa bán hàng trực tiếp, vừa quản lý được kho hàng, hàng hóa và tính được nguồn tiền trong kinh doanh của mình.
>> Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý xưởng chế tác vàng bạc – trang sức
Trên đây là các thông tin hữu ích về phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp và các hữu ích mà phần mềm đem lại. Chúng tôi hi vọng rằng tất cả những thông tin trên đây sẽ đem lại lợi ích cho các bạn đọc giả. Chúc các bạn thành công.
