Quản lý nhà trọ bằng phần mềm hay thủ công
Blog

Quản lý nhà trọ bằng phần mềm hay thủ công?

Hiện nay việc kinh doanh phòng trọ đang rất phát triển và được nhiều người cân nhắc lựa chọn để đầu tư. Tuy nhiên làm sao để quản lý một cách hiệu quả, tránh những phát sinh và rủi ro không mong muốn là một trong những thách thức của chủ nhà trọ. Vấn đề đặt ra là nên quản lý nhà trọ bằng phần mềm hay thủ công, nên lựa chọn hình thức nào. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn chọn được phương thức quản lý hiệu quả nhất để tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí.

 1. Quản lý nhà trọ bằng phần mềm

Đầu tiên chúng ta cùng tìm hiểu các ưu điểm và nhược điểm khi quản lý nhà trọ bằng phần mềm để cùng đưa ra quyết định nên lựa chọn hình thức quản lý nào phù hợp với từng chủ nhà trọ nhé.

1.1. Ưu điểm

Tiết kiệm tối đa chi phí

Đây là một trong những ưu điểm đầu tiên khi quản lý nhà trọ bằng phần mềm bởi khi quản lý bằng phần mềm giúp chủ nhà trọ ghi lại các thông tin, số liệu về các dịch vụ khi cho thuê trọ như thông tin về khách hàng thuê trọ, loại phòng thuê, thời điểm thuê, đặc điểm của từng khách thuê, các thông tin về điện, nước trong quả trình sử dụng hàng tháng đều được ghi và lưu trữ lại một cách chính xác tránh xảy ra những nhầm lẫn và thắc mắc của khách thuê. Tất cả các chi phí đều được tính toán một cách tự động theo phần mềm ít xảy ra sai sót.

Quản lý nhà trọ bằng phần mềm

Trường hợp có thắc mắc của khách thuê trọ thì có thể dễ dàng tìm lại các số liệu được lưu trữ bên trong phần mềm, rà soát lại các thông tin cần thiết nhanh chóng và dễ dàng.

Quản lý nhà trọ tự động, tiết kiệm nhân lực

Đây cũng là một trong những ưu điểm nội trội khi sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ bởi tất cả mọi thao tác đều được thực hiện một cách tự động chỉ cần chủ nhà trọ nhập các dữ liệu, số liệu, thông tin đầu vào, cài sẵn các công cụ tính toán như thời hạn cho thuê, thời hạn tính tiền, tiền thuê trọ hàng tháng… thì mọi việc còn lại phần mềm sẽ tự động xử lý.

Phần mềm sẽ tự động theo dõi các thông tin như: số điện, số khối nước, tiền cho thuê trọ hàng tháng. Ngoài ra phần mềm có thể tự động cập nhật theo công thức đã được cài đặt trước đó và tính tổng tất cả các chi phí cho chủ nhà trọ.

Tất cả đều được thực hiện tự động và chính xác giúp chủ nhà trọ tiết kiệm thời gian, các cuộc giao dịch giữa chủ nhà trọ và khách thuê sẽ được giảm bớt thậm chí có thể tích hợp công cụ thanh toán qua thẻ ngân hàng giúp chủ nhà trọ không mất thời gian đi thu tiền và giảm thiểu rủi ro sai sót khi thu tiền.

Quản lý nhà trọ mọi lúc mọi nơi

Với phần mềm quản lý chỉ cần bạn có kết nối internet thì có thể tích hợp và xem được trên nhiều thiết bị khác nhau như: laptop, các loại smartphone, ipad… mọi lúc, mọi nơi. Thậm chỉ đi công tác, đi du lịch, ở nước ngoài bạn vẫn có thể truy cập vào để theo dõi, quản lý một cách dễ dàng và hiệu quả.

Thông tin nhắc đóng tiền tới khách thuê

Thông thường chủ nhà trọ sẽ phải nhắc khách thuê đóng tiền phòng, tiền điện, nước, internet…. nếu quản lý ít phòng trọ thì không sao nhưng nếu nhiều phòng trọ với nhiều địa điểm khác nhau thì đó là cả một vấn đề. Với phần mềm các giao dịch, thông tin đều được thực hiện qua internet. Chỉ cần đến kỳ thu tiền, chủ nhà trọ có thể gửi yêu cầu trực tiếp qua SMS, email với chi tiết các khoản phí cho khách thuê nhà trọ và không phải tốn thời gian cho việc đi nhắc từng người

Hỗ trợ tình toán tiền bạc chuẩn xác

Chỉ cần chủ nhà trọ nhập chi phí như tiền phòng, điện, nước, internet, vệ sinh… các khoản chi phí phát sinh khác nữa thì tất cả các chi phí sẽ được tính toán tự động và chính xác đảm bao các sai sót không xuất hiện từ đó giúp kiểm soát khoản tiền cần thu mỗi tháng của từng phòng trọ cho thuê dễ dàng và tiện lợi.

Tính tiền thuê trọ chuẩn xác

Lưu trữ thông tin người thuê trọ

Đây là một trong những ưu điểm không thể bỏ qua khi sử dụng phần mềm quản lý phòng trọ. Với phần mềm mọi thông tin của người thuê trọ như: tên tuổi, số chứng minh nhân dẫn, quê quán, đặc điểm, lưu ý của từng người… đều được lưu trữ một cách đầy đủ và chi tiết nhất từ đó chủ nhà có thể kiểm soát được việc cho thuê, an ninh cho khu trọ trong mọi trường hợp.

Tính linh hoạt khi sử dụng

Phần mềm quản lý phòng trọ có khả năng tuỳ chỉnh khi đưa vào sử dụng thực tế, có thể điều chỉnh những tính năng hữu ích, thích hợp cho từng chủ nhà trọ giúp việc ứng dụng có được kết quả trong kinh doanh nhà trọ như mong đợi.

1.2. Nhược điểm quản lý nhà trọ bằng phần mềm

Với việc quản lý bằng phần mềm với rất nhiều ưu điểm được nêu ở trên tuy nhiên có lẽ rào cản lớn nhất và cũng là nhược điểm duy nhất khi sử dụng phần mềm trong quản lý nhà trọ đó là tốn chi phí để mua phần mềm quản lý này trong thời gian đầu. Để việc kinh doanh hiêu nhà trọ hiệu quả thì các bạn nên cân nhắc và khắc phục nhược điểm này để có thể tận dụng các ưu điểm như trên của phần mềm trong việc kinh doanh nhà trọ có hiệu quả từ đó đạt hiệu lợi nhuận cao.

1.3. Phần mềm quản lý nhà trọ hiệu quả cho bạn

Trên thị trường ngày này có rất nhiều phần mềm để quản lý nhà cho thuê, phòng thuê ngắn hạn, dài hạn. Tuy có miễn phí, trả phí hoặc thông qua excel nhưng sẽ luôn có 1 phần mềm mang lại cho bạn sự hài lòng tuyệt đối. Nếu bạn đã bỏ thời gian để quản lý và thấu hiểu được điều đó thì chỉ  cần bỏ 1 chi phí rất nhỏ (tương đương 5,000đ/ngày) để quản lý mọi thứ đơn giản chỉ với 1 vài phút cho mỗi tháng. Nếu bạn thực sự quí trọng thời gian của mình thì phần mềm quản lý căn hộ, nhà cho thuê Mona House sẽ là sự lựa chọn tốt nhất cho bạn hiện nay.

2. Quản lý nhà trọ thủ công

Đối với quản lý nhà trọ thủ công cùng xem các ưu điểm và nhược điểm là gì để có thể so sánh với hình thức quản lý bằng phần mềm ở trên nhé.

Quản lý nhà trọ thủ công

Thủ công là phương thức quản lý rất tiếm kiệm và tỏ ra hiệu quả rõ rệt, không rườm rà nếu số lượng nhà trọ còn ít, dưới 5 hoặc 10 phòng ở cùng 1 vị trí. Nếu vượt quá số lượng hoặc quá nhiều phòng ở nhiều vị trí thì việc sai sót nhỏ sẽ dẫn đến những tổn thất lớn, đặc biệt là mất rất nhiều thời gian để quản lý những đầu mục công việc vô cùng đơn giản. Vậy tại sao bạn phải tự cầm chân mình? Đã đến lúc công nghệ số hóa thay đổi bộ cách thức đơn giản này.

2.1. Ưu điểm

Trong thời đại công nghệ số hoá phát triển như vũ bão hiện nay việc thực hiện quản lý thủ công bằng cách ghi chép bằng tay thực sự tốn thời gian và cũng là một trong những khó khăn lớn đối với chủ nhà trọ đặc biệt là đối với những chủ nhà trọ đầu tư cho thuê phòng trọ nhiều với lượng khách thuê lớn thì đây quả thực việc quản lý thủ công thực sự gặp khó khăn. Chính bởi vậy có lẽ việc quản lý bằng thủ công có một ưu điểm duy nhất đó là tiết kiệm chi phí.

2.2. Nhược điểm quản lý nhà trọ thủ công

Khó khăn trong việc quản lý

Nếu quản lý thủ công thì các chủ nhà trọ phải ghi chép các số liệu thủ công như tiền điện, tiền nước, tiền phòng, internet, chi phí phát sinh khác…. bằng giấy thủ công hàng tháng. Chính bởi việc ghi chép bằng tay vì vậy số liệu có thể không chính xác… dẫn đến những thắc mắc, nhầm lẫn.

Trường hợp chủ nhà trọ ít phòng cho thuê, lượng khách ít thì đây không phải vấn đề lớn lắm tuy nhiên với số lượng phòng cho thuê nhiều, khách thuê nhiều thì đây là một trong những khó khăn không hề nhỏ với chủ nhà trọ.

Tốn thời gian

Như trên đã nêu việc chủ nhà trọ phải ghi chép các số liệu, thông tin như tiền phòng, điện nước, vệ sinh, chi phí phát sinh…. hàng tháng sẽ mất rất nhiều thời gian. Chưa kể việc đi nhắc nhở thu các khoản phí trên với từng phòng trọ là cả một vấn đề.

Hiệu quả kinh doanh thấp

Với việc quản lý phòng trọ thủ công trong trường hợp quy mô lớn việc ghi chép, lưu trữ, quản lý số liệu thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro dễ gây nên tình tràng nhầm lẫn, sai sót…. dẫn đến những thắc mắc, hiểu lầm, tình huống tranh chấp, sai số trong tính toán làm cho cả chủ nhà trọ lẫn khách đi thuê không có cơ sở giải quyết mẫu thuẫn phát sinh dẫn đến việc kinh doanh không hiệu quả từ đó giảm lợi nhuận.

Quản lý thủ công ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh

Rủi ro trong việc kiểm soát tài chính

Nếu quản lý thủ công các chủ nhà trọ phải quản lý rất nhiều loại chi phí dịch vụ như: tiền đặt cọc, tiền điện, tiền nước, chi phí internet, truyền hình cáp, tiền vệ sinh, tình trạng đồ dụng, chi phí sửa chữa thiết bị phòng trọ…. Với rất nhiều thông tin và chi phí như trên nêu ghi chép một cách thủ công sai dẫn đến các sai sót về con số thì việc kiểm soát tài chính sẽ rất khó khăn và mang lại nhiều rủi ro cho chủ nhà. Nếu lượng phòng trọ tăng lên thì các rủi ro cao sẽ tăng lên theo vì vậy các chủ nhà trọ nên lưu ý nhược điểm này.

3. Nên quản lý nhà trọ bằng phần mềm hay thủ công?

Với việc phân tích và nêu ra các ưu điểm và nhược điểm của từng hình thức quản lý bằng phần mềm và thủ công như trên thì hiện nay việc quản lý bằng phần mềm đang được sử dụng rất nhiều bởi tính ưu việt của nó.

Tuy nhiên không phải ai là chủ nhà trọ cũng đều lựa chọn quản lý nhà trọ bằng phần mềm bởi nếu bạn là chủ nhà trọ có ít phòng trọ với lượng khách thuê ít thì vẫn có thể quản lý phòng trọ bằng phương pháp thủ công để tiết kiệm khoản phí mua phần mềm. Trường hợp nếu bạn là chủ nhà trọ đầu tư với quy mô lớn nhiều phòng trọ thì các bạn nên lựa chọn quản lý  bằng phần mềm là tối ưu nhất.

Mong rằng với những ưu điểm và nhược điểm quản lý bằng phần mềm và quản lý thủ công được nêu ở trên của SQLadvice sẽ giúp các bạn tự trả lời câu hỏi nên quản lý nhà trọ bằng phần mềm hay thủ công. Hy vọng các chủ nhà trọ sẽ lựa chọn được hình thức quản lý thích hợp, lý tưởng để áp dụng vào việc kinh doanh nhà trọ một cách hiệu quả từ đó có được lợi nhuận cao.